Facilitazione e coprogettazione per progetti di successo

Negli ultimi anni i processi di sviluppo locale, che riguardino singoli progetti o articolati piani d’azione, pongono un’attenzione crescente alle modalità con le quali le iniziative vengono definite dal territorio in questione. Ad un approccio “bottom – up” in cui spesso si hanno pochi soggetti che decidono “dall’alto” per conto di una realtà più ampia, si sta sostituendo sempre più un metodo “dal basso”, che mira a tenere in debita considerazione la dimensione del confronto tra i diversi attori coinvolti (non solo i decisori ma tutti coloro che possono portare un’idea o un contributo sul tema in questione), per promuovere soluzioni che si fondino su scelte il più possibile condivise e consapevoli.

Il confronto e la condivisione sono elementi che certamente arricchiscono i progetti e che contribuiscono a rafforzarne le fondamenta; tuttavia, possono generare dinamiche e situazioni non sempre facili da gestire.

Punti di vista differenti, incomprensioni (anche derivanti da situazioni pregresse) o tentativi di far prevalere una parte sull’altra, possono compromettere la bontà del processo di ascolto e di rafforzamento delle proposte progettuali.

Per scongiurare il rischio di tali situazioni, esistono a supporto delle pubbliche amministrazioni impegnate in percorsi di coprogettazione strumenti e le tecniche di facilitazione per la gestione di riunioni e processi negoziali: si tratta di metodi e strumenti utilizzati per migliorare l'efficacia e l'efficienza delle riunioni e delle negoziazioni. Questi strumenti aiutano a creare un ambiente collaborativo, a garantire che tutti i partecipanti possano contribuire e a raggiungere decisioni o accordi in modo più strutturato e produttivo.

Gli strumenti e le tecniche possono essere molteplici, e vanno valutate in base al contesto, al numero di soggetti coinvolti e agli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Tra gli strumenti i più comuni, spesso adottati a supporto dei processi di sviluppo locale si possono indicare:

Lavagne (fisiche o digitali) e Post-it, utilizzati per raccogliere idee, fare brainstorming e visualizzare i punti principali della discussione,

Software di collaborazione online, spesso ad accesso gratuito, che permettono ai partecipanti di collaborare in tempo reale, anche a distanza,

Diagrammi di flusso e mappe mentali, che aiutano a visualizzare processi, idee e connessioni tra concetti,

Timer, da utilizzare per gestire il tempo e assicurarsi che ogni argomento riceva l'attenzione necessaria senza eccedere nei tempi previsti.

L’utilizzo di questi strumenti si abbina a tecniche di facilitazione, quali:

Brainstorming, per generare idee in modo creativo e senza giudizi, stimolando la partecipazione di tutti,

Metaplan, che prevede l’utilizzo di schede o cartoncini su cui i partecipanti scrivono le loro idee e le attaccano su una lavagna per discuterle insieme,

Mind Mapping, per la creazione di mappe mentali per organizzare visivamente le informazioni e facilitare la comprensione e la memoria,

SWOT Analysis, per l’identificazione condivisa di punti di forza, debolezze, opportunità e minacce per valutare una situazione o una decisione,

La varietà degli approccio è molteplice e può essere modulata, in base al contesto nel quale si intende interagire, ad esempio per pianificare l'ordine del giorno di una riunione, per gestire le discussioni, prendere decisioni, e assicurarsi che le riunioni siano produttive e focalizzate sugli obiettivi.

L’obiettivo è quello di favorire i processi negoziali, aiutando a gestire conflitti, trovare punti comuni, costruire consenso e negoziare soluzioni che soddisfino tutte le parti coinvolte.

Utilizzare questi strumenti e tecniche permette di migliorare la comunicazione, incrementare la partecipazione attiva e raggiungere risultati più efficaci nelle riunioni e nei negoziati.